淺談“遠(yuǎn)程審核技術(shù)在獲得認(rèn)可的管理體系認(rèn)證中的運(yùn)用”   （作者：陳道兵）

 

遠(yuǎn)程審核技術(shù)是現(xiàn)代審核方法的一次革命，縱觀現(xiàn)在的審核工作，生硬、死板、千篇一律，陷入文字材料之中，過(guò)多重視于資料本身的完整性、科學(xué)性及符合性，而忽略了體系實(shí)施的有效性。往往一單位審核完成后，看上去面面俱到，條條有理，但仔細(xì)一讀大多是空洞無(wú)物、套話連篇。

 

一、實(shí)施遠(yuǎn)程審核以及利用現(xiàn)代的可視化技術(shù)相結(jié)合的審核方法，有其必要性

首先，審核方法及工具需要?jiǎng)?chuàng)新。

其次，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，物聯(lián)網(wǎng)、可視化、智能化技術(shù)逐步普遍，作為高技術(shù)服務(wù)的審核工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。

再次，審核人員多年形成了一套固化的審核思路，變得有些固步自封，需要突破。

最后，既然推行的是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，審核工作必然要與國(guó)際接軌。

 

二、實(shí)施遠(yuǎn)程審核也有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義

1.減輕審核人員的工作量，使審核工作更加輕松，.提高工作效率，可以使審核人員減少不必要的路途勞累，提高審核質(zhì)量、降低審核風(fēng)險(xiǎn)；例如，前段時(shí)間，本人審核新疆一家油田技術(shù)服務(wù)公司，最遠(yuǎn)的服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)離公司近400公里（具備遠(yuǎn)程設(shè)施），審核人日基本到了極限，但審核起來(lái)還是覺(jué)得時(shí)間不夠，只能挑選最近的服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審核，這樣既風(fēng)險(xiǎn)大又很累，如果實(shí)施遠(yuǎn)程審核，將大提高審核有效性，減少風(fēng)險(xiǎn)；

2.使審核證據(jù)更加形象、生動(dòng)，證據(jù)更加充分，注重實(shí)效性；

3.促使審核人員不斷提高自己，獲取新知識(shí)。

 

三、實(shí)施遠(yuǎn)程審核的技術(shù)要點(diǎn)（以ISO9001為例）

（一）前提條件確認(rèn)

1.可能時(shí)認(rèn)證合同中加以明確，因?yàn)轭櫩偷囊庠甘菍?shí)施遠(yuǎn)程審核的必要條件；

2.客戶企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施、信息技術(shù)及安全、網(wǎng)絡(luò)管理、人員能力的滿足；

3.本認(rèn)證中心審核組人員能力的滿足評(píng)價(jià)；

4.審核方案中明確并向上級(jí)主管單位報(bào)備。

（二）審核前準(zhǔn)備

1.審核組長(zhǎng)與企業(yè)溝通，再次確認(rèn)有關(guān)條件的滿足；

2.審核計(jì)劃中明確遠(yuǎn)程審核部門(mén)或場(chǎng)所；

3.針對(duì)遠(yuǎn)程審核，書(shū)面告知企業(yè)需要準(zhǔn)備的設(shè)施、人員、現(xiàn)場(chǎng)要求、資料等，并列出明確的清單；

4.審核組內(nèi)部專業(yè)培訓(xùn)及遠(yuǎn)程審核方法要點(diǎn)培訓(xùn)。

（三）實(shí)施審核（以一般性倉(cāng)庫(kù)為例ISO9000審核）

1.確認(rèn)被審核有關(guān)人員均在場(chǎng)（包括審核地點(diǎn)、遠(yuǎn)程場(chǎng)所、被審核崗位人員）；

2.確認(rèn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、視頻、音頻、存儲(chǔ)、錄音等設(shè)備設(shè)施均運(yùn)轉(zhuǎn)正常以及系統(tǒng)日期時(shí)間的正確性；

3.審核人員明確審核要求；

4.再次明確并承諾相關(guān)信息技術(shù)保密事項(xiàng)；

5.宣布審核開(kāi)始；

6.切換庫(kù)房名稱視頻；

7.切換庫(kù)房東、西、南、北四個(gè)方向視頻，明確周邊環(huán)境及庫(kù)房大體位置；

8.請(qǐng)庫(kù)房管理人員出示書(shū)面的庫(kù)房管理制度，包括（入庫(kù)、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、日常管理）等內(nèi)容；

9.切換庫(kù)房?jī)?nèi)部關(guān)鍵點(diǎn)視頻，重點(diǎn)看標(biāo)識(shí)、整理、規(guī)范性、區(qū)域規(guī)劃合理性；

10.切換到庫(kù)房消防設(shè)施及其他防護(hù)設(shè)施及標(biāo)識(shí)等視頻；

11.切換到某一物料架上產(chǎn)品，清點(diǎn)數(shù)量，要求崗位人員出示或傳送庫(kù)存數(shù)量，核實(shí)其一致；

12.切換并分別播放一段入庫(kù)、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、日常檢查的視頻，如無(wú)正在開(kāi)展的工作，可以模擬進(jìn)行；

13.保存上述所有音頻、視頻文本及圖片資料；

14.保存審核現(xiàn)場(chǎng)審核人員及企業(yè)在場(chǎng)陪審人員視頻、音頻及圖片資料；

15.審核人員保存書(shū)面的不符合事實(shí)（指文字和音頻、視頻資料）；

16.審核人員簡(jiǎn)短總結(jié)及表示感謝；

17.審核人員復(fù)制審核記錄；

18.宣布審核結(jié)束。

 

總之，本人認(rèn)為遠(yuǎn)程審核工作的探討是太遲而不是太早，只要條件具備，就應(yīng)該盡早嘗試運(yùn)用，因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展的步伐遠(yuǎn)超我們的想象。就在本人服務(wù)過(guò)的單位，包括偏遠(yuǎn)的新疆地區(qū)，具備遠(yuǎn)程審核條件的單位也并不是沒(méi)有，如某些渠道供水工程管理單位、國(guó)際物流公司倉(cāng)庫(kù)、油田技術(shù)服務(wù)公司個(gè)別服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)等。

除此之外，遠(yuǎn)程審核是一個(gè)現(xiàn)代審核的工具和手段，是解放我們的工作，并非束縛我們的工作，所以，在真正運(yùn)用時(shí)一定要做到簡(jiǎn)捷、安全、有效。